四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名;二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求处理。
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会议记录的质量如何,将直接影响其日后转化为档案的质量。因此,秘书必须重视会议记录工作。
5.秘书陪同领导出访应注意哪些方面
许多时候,秘书需陪同领导出访客户。在这个时候,领导和秘书的配合程度直接关系到公司的形象,作好陪同工作是对秘书工作的基本要求。比如有重要的契约或接受订货时,必须与领导同行,这时一般有两种情况要注意:
第一种是客户和领导有直接的关系。这时作为秘书,应该站在辅助的地位,和客户初次见面时应该亲切地寒暄,并且作适当的自我介绍,第一次就要给对方留下一个印象。在整个谈话过程中,要不卑不亢,给人以良好的感觉。
当客户和领导谈话时,陪同的秘书应该细心地倾听。如果对方有问题问你,你要直接或间接地征询领导的意见,然后给对方以满意的回答。